Form ve akış tasarımı
Sürükle-bırak araçlarıyla formlar ve işlem adımları hazırlanabilir. Form, talebin bilgisini toplar; akış ise bu bilginin kimden kime gideceğini belirler. Aynı formun farklı tutar veya departman için farklı onay yolu izlemesi iş kuralıyla tanımlanır.
Görev atama ve vekâlet
İşler kişi, ekip veya departmanlara atanabilir. Organizasyon ve vekâlet tanımları, görevlerin yetkili kişiye ulaşmasını destekler. Yönetici izinliyken işin başka bir sorumluya geçmesi, kişisel e-posta takibine bağlı kalmadan sürdürülebilecek bir düzen oluşturur.
Bekleyen işlerin takibi
Yönetim ekranları süreçlerin ilerleyişini ve zaman aşımı durumlarını gösterir. Süreç raporları geçmiş işler ile açık görevleri incelemeye yarar. Gecikmenin talep sahibinde mi, onayda mı, uygulama adımında mı oluştuğu aynı iş kaydı üzerinden ele alınabilir.
ERP ile farklı görevler üstlenir
ERP sipariş, stok ve muhasebe gibi ticari kayıtları yönetir. Flow ise bir işin onay ve görev sırasını yürütür. Onaylanan talebin ERP'de satın alma siparişi oluşturması isteniyorsa iki tarafın veri ve yetkileri bir entegrasyonla bağlanır.
Otomasyonun temeli açık bir karar kuralıdır
“Yönetici uygun görürse” gibi belirsiz bir karar, yazılıma aktarıldığında da belirsiz kalır. Tutar, talep türü, sorumlu rol ve geri dönüş nedeni açık olduğunda akış sürdürülebilir. Özel bağlantılar standart form tasarımından ayrı geliştirme gerektirebilir.